Introductie

Op internet zijn wiki's¹⁾ tegenwoordig niet meer weg te denken. Dit geldt niet alleen voor publieke wiki's, ook binnen bedrijven worden ze steeds meer gebruikt als documentatiesysteem en communicatiemiddel. De bekendste en door velen gewaardeerde wiki is zonder twijfel de Wikipedia. Een andere grote is WikiLeaks, maar deze wordt met name door overheden niet op prijs gesteld. Feitelijk hebben beide dezelfde functie: informatieverschaffing aan een groot publiek.

De naam wiki is ontleend aan de Hawaiiaanse taal en betekent snel. De bedenker werd geïnspireerd toen hij in de Wiki Wiki bus stapte op de luchthaven van Honolulu²⁾.

Documenten organiseren en centraliseren

Een wiki is een handige tool om bedrijfsdocumentatie zoals bijvoorbeeld werkprocedures en work-flow, vast te leggen, te organiseren en te centraliseren. Door het gebruik van een eenvoudige syntax kunnen veel gebruikers teksten, illustraties en overige bestanden toevoegen en wijzigen. Nieuwe pagina's worden on-the-fly gecreëerd, zodra er vanuit een bestaande pagina een koppeling naar wordt gelegd.

Door de mogelijkheden om multimedia bestanden op te nemen, is het mogelijk om eenvoudig video-presentaties en stap-voor-stap tutorials toe te voegen. Ook het toevoegen van allerlei nieuwsfeeds die interessant zijn voor het werkgebied van een bedrijf is binnen een handomdraai gebeurd.

Waarom eQTeam inschakelen?

Twijfel niet en neem contact met ons op.

Potentiële warboel

Een goede wiki zorgt voor centralisatie en organisatie van bedrijfskennis. Een wiki-systeem geeft een bedrijf echter ook de mogelijkheid om binnen korte tijd een enorme warboel aan teksten en tekstflarden te creëren. Dit is een reëel gevaar indien richtlijnen en sjablonen ontbreken. Ook een wiki die volledig is opengesteld en daarmee wijzigbaar voor elke gebruiker van het systeem, draagt hieraan bij.

eQTeam heeft inmiddels veel ervaring en kennis opgedaan met het ontwerp en de inrichting van het fenomeen wiki's. Deze website gebouwd met behulp van Dokuwiki is daar een fraai voorbeeld van. De content is beschikbaar via alle moderne devices, waarbij automatisch geschaald wordt naar de juiste schermgrootte. Gecombineerd met een jarenlange ervaring met het vaststellen en analyseren van informatiebehoeften zijn wij in staat om samen met uw medewerkers een wiki op te zetten die zal dienen als repository voor al uw bedrijfsdocumentatie.

Documenten zijn een probleem

Dhr. André Koot, Principal consultant, beschrijft dit probleem treffend:

Een paar jaar geleden moest de organisatie waar ik toen voor werkte, migreren naar een nieuwe versie van de MS Office suite. Dat was noodzakelijk omdat de organisatie gebruik wilde maken van de nieuwe Sharepoint versie, zodat Sharepoint kon worden gebruikt als het nieuwe document management systeem.
Sharepoint is natuurlijk alleen goed te gebruiken als alle medewerkers Office en Sharepoint gebruiken op de manier die Microsoft heeft bedacht. Ik heb die manier eigenlijk nog nooit in de praktijk gehanteerd zien worden. In de meeste gevallen wordt Sharepoint op dezelfde manier gebruikt als we al heel lang gewend zijn, namelijk in een hiërarchische mappenstructuur op een fileserver.
Dus resulteert het gebruik van Sharepoint in dezelfde chaos als we al heel lang gewend zijn: heel veel kopieën van elk document, versiebeheerproblemen, corrupte bestanden en niet in het minst ervaren we compatibiliteitsproblemen, omdat MS Office niet in staat is om bestanden op een transparante en toekomstvaste manier op te slaan.

Bron: Weersta Cryptolocker, weg met documenten, 22-05-2015

Oplossing: neem een wiki

Maar de auteur geeft in hetzelfde artikel ook de oplossing:

[Mijn idee] om die knelpunten op te lossen, [beschreef ik in] een beleidsnotitie om af te stappen van het gebruik van documenten en over te stappen op het beheren van informatie in een content management systeem.
Het idee is om memo's, rapporten en notities te bewerken en op te slaan in een CMS of in een enterprise wiki. Ik hou van wikis: er is altijd maar één actuele versie van een notitie, oude versies zijn direct beschikbaar, met de zichtbare revisies tussen de verschillende versies van de notities, geen compatibiliteitsproblemen: alle tekst is gewoon in de meest kale vorm opgeslagen, waarbij ook alle opmaak helemaal transparant en dus ook reproduceerbaar is.
En als je een hardcopy wilt, dan genereer je gewoon een pdf'je, helemaal handig. En, niet onbelangrijk, wikis hebben zulke prettige zoekfuncties … kom daar maar eens om in de standaard onhandig ingerichte Sharepoints.

Bovenaan deze pagina beschrijven wij onze kijk op wiki's en hoe deze wel en niet te gebruiken. Tevens geven we aan waarom eQTeam een geschikte partij is om deze projecten uit te voeren.