Inhoud
Project Management
Veel projecten mislukken geheel of gedeeltelijk, omdat zij niet of niet goed gemanaged worden. Ondanks dat veel projecten als succesvol worden beschouwd zodra zij eenmaal zijn beëindigd, zijn de behaalde resultaten niet die die de opdrachtgevers bij aanvang voor ogen hadden. Gezien de complexiteit van veel IT-projecten en de vaak grote groep belanghebbenden is dit echter niet verwonderlijk.
Met het toepassen van een goede project management methode, goed afgebakende deelgebieden en verantwoordelijkheden en een vasthoudende project manager die begrijpt waar het over gaat, zijn bij veel IT-projecten veel betere resultaten te behalen dan gewoonlijk.
Projecten in het algemeen
Zonder het gebruik van een project management methode zullen de opdrachtgevers van een project andere ideeën hebben over hoe het project moet worden georganiseerd en over het eindresultaat van het project dan de personen die het project managen en eraan werken. Betrokkenen weten niet hoeveel verantwoordelijkheid, autoriteit en welke plichten ze hebben, waardoor een project wordt omgeven door onduidelijkheid. Zonder een project management methode worden projecten slechts zelden op tijd en tegen acceptabele kosten afgerond. Dit geldt met name voor projecten met een langere doorlooptijd. PRINCE2 en DSDM zijn binnen de ICT belangrijke methoden voor het beheren en beheersen van projecten.
Projecten mislukken door verschillende oorzaken, waarvan enkele gebruikelijke zijn:
- Gebrek aan coördinatie van mensen, middelen en activiteiten
- Gebrek aan communicatie met en tussen belanghebbenden
- Slechte schattingen van doorlooptijd en kosten
- Onvoldoende meetbare resultaten
- Gebrek aan planning van activiteiten, tijd en middelen
Klassieke cartoon van een mislukt IT-project
Falende IT projecten
Half april 2009 verscheen in Het Financieele Dagblad een interessant artikel genaamd Geschenk uit de hemel of de ultieme nachtmerrie. (Klik hier.)
Hierin werd een aantal belangrijke oorzaken van het falen van IT-projecten onderkend.
[…] Het gaat zonder uitzondering om veel te groots aangepakte projecten waarbij machtspolitieke ambitie één op één is doorvertaald naar implementatie op de werkvloer. Steeds meer echter is het de duivels toegenomen complexiteit in grote systeemcomplexen binnen organisaties met soms duizenden IT-systemen en veel koppelingen daartussen die ontembaar blijkt. Wie overziet dan nog de werking van het geheel? Is het geheel nog wel te overzien? Als dergelijke grote systeemcomplexen ook nog worden gekoppeld aan andere vergelijkbare systeemcomplexen, dan is er geen fantasie voor nodig te zien dat hier bij storingen ernstige moeilijkheden kunnen ontstaan. […]
Er zijn zelfs veel meer falende IT-projecten dan waarover we lezen in de verschillende media:
[…] En dat we [van het falen van IT-projecten] weten van de publieke sector is omdat de ramen en deuren daar altijd openstaan. In de private sector komt er minder IT-falen naar buiten. Ook het bedrijfsleven lijdt aanzienlijke financiële schade als gevolg van falende IT-systemen, zo werd recentelijk nog weer eens bevestigd in onderzoek van de Economist Intelligence Unit (EIU) onder enkele tientallen grote Europese multinationals. En ook de berichtgeving uit de VS en Japan is eenduidig: er gaat veel mis in de IT. […]
Adviezen voor succesvolle projecten
Hetzelfde artikel sluit af met:
Belangrijkste les [uit het onderzoek naar onsuccesvolle IT-projecten]:
besef dat IT alom is en het bedrijf tot stilstand kan komen door falen. Het is dan niet te veel gevraagd er serieus tijd aan te besteden als bestuurder.
En de schrijvers geven de volgende praktische tips aan bestuurders:
- Stel boerenverstandvragen in het Nederlands of het Engels maar in ieder geval niet in modieus quasi-jargon daar tussenin. Begrijpen waar het over gaat vergt enige inspanning, maar verdient zich later altijd terug.
- Verzamel feiten en laat deze feiten spreken.
- Zoek als bestuurder mensen om u heen met verschillende achtergronden.
- Zorg dat de bestaande IT-boedel volledig geïnventariseerd en beschreven wordt en vergeet daarbij de koppelingen niet. Werkbare systemen ontwikkelen in een doorlooptijd van niet langer dan anderhalf jaar is veel moeilijker maar uiteindelijk ook leuker dan de start van een megalomaan project.
- Ontwerp nieuwe producten en (overheids)diensten op basis van vooraf geanalyseerde praktische uitvoerbaarheid. Een relatief kleine moeite met een groot effect.
De pdf van het artikel uit het FD staat hier geschenk-hemel-ultieme-nachtm.pdf