Inhoud
Informatie & Data Management
Veel bedrijven hebben veel data, maar nauwelijks stuurinformatie.
Informatie Management
Introductie
Over wat Informatie Management is lopen de meningen nogal uiteen. Goede definities benadrukken de belangrijkste aspecten door uit te gaan van informatiebehoeften van mensen die nodig zijn voor sturing van processen en die met gebruik van informatie technologie leiden tot informatievoorziening.
Informatie Management centreert zich rond Mensen, Processen en IT.
eQTeam ziet het signaleren, analyseren en beheren van informatiebehoeften als kernonderdeel van Informatie Management. Daarnaast zijn herkomst, herleidbaarheid, autorisatie, compliance met wet- en regelgeving, en met name privacy-bescherming belangrijke aandachtspunten.
Welke stuurinformatie is eigenlijk nodig?
Veel beslissingen worden vaak genomen vanuit de gut feeling gebaseerd op ervaring en verleden. Goed onderbouwde beslissingen, of informed decisions, kunnen wel eens heel andere zijn dan die gebaseerd op gevoel.
Bij het vaststellen van de behoefte aan stuurinformatie rijst vaak de vraag: welke stuurinformatie is eigenlijk nodig voor een onderbouwde beslissing?
Wat de beantwoording van deze vraag lastig maakt is dat informatiebehoeften:
- vaak niet heel concreet zijn;
- persoonlijk en vaak beperkt houdbaar zijn;
- kunnen wijzigen afhankelijk van de situatie en het moment;
- na invulling vaak direct weer nieuwe informatiebehoeften oproepen.
Vervolgvragen worden vaak ingegeven door het antwoord op de eerdere vraag. Technische hulpmiddelen als Business Intelligence tools proberen hierop in te spelen.
Waarom eQTeam inschakelen?
- Wij helpen u juiste en volledige stuurinformatie op tijd te verkrijgen.
- Vanwege meer dan 20 jaar betrokkenheid bij projecten op informatiegebied hebben wij heel veel expertise hiermee opgedaan.
- Binnen veel bedrijven heerst veel onbegrip tussen managers en informatieverschaffers zoals IT- en operationele afdelingen. Wij zijn een partij die bruggen bouwt.
- Wij wisselen een helikopter-view af met aandacht voor details. Zodra informatie beschikbaar komt, is het zaak dat alle details kloppen. Onjuiste informatie is geen informatie.
- Een belangrijk aspect dat wij niet uit het oog verliezen is het beheer van informatie. Stuurinformatie is in een bepaalde vorm aanwezig, maar waar? En is deze nog wel actueel?
- Wij houden kennis op dit gebied bij en weten dat compliance met wet- en regelgeving en privacy-bescherming steeds belangijker worden in een digitale wereld.
Twijfel niet en neem contact met ons op.
Beschrijving en herkomst van stuurinformatie
Als een informatiebehoefte duidelijk is, en dus bekend is welke informatie nodig is om een onderbouwde beslissing te kunnen nemen, zijn er 2 vervolgstappen:
- de informatiebehoefte dient ondubbelzinnig beschreven te worden alsmede de presentatieformaten;
- de gegevens ervoor dienen bepaald en vanuit interne en/of externe systemen verkregen te worden.
Het ondubbelzinnig beschrijven van benodigde informatie is zeer lastig. Verschillende mensen kunnen met dezelfde term iets anders bedoelen. Of één en hetzelfde feit wordt door verschillende synoniemen aangeduid.
Onderdeel van Informatie Management is vaak het aanleggen van een meta-informatieverzameling waarin exact wordt vastgelegd wat wordt bedoeld met welke term, hoe berekeningen dienen te worden uitgevoerd, en vanuit welke bronsystemen informatie-items worden gevoed.
Bronsystemen zijn vaak registratiesystemen die transactie-georiënteerd zijn. Het beheer daarvan wordt meestal aangeduid met data management.
Data Management
Introductie
Data is een belangrijk resource binnen een organisatie. Als werknemers de bedrijfsdata niet tot hun beschikking hebben of als data verloren gaat, zal dit de bedrijfsprocessen ernstig verstoren. Om de kans daarop te verkleinen moet er een integrale aanpak voor data management worden toegepast. Deze integrale aanpak bestaat uit vijf elementen:
- Compliance
- Beheer van data en metadata
- Opslag
- Back-up & Archiving
- Recovery & Retrieval
Transactiegegevens
Bij een transactie wordt meestal aan een bancaire transactie gedacht. Dit is echter een specifieke variant hiervan, aangezien met deze term een aantal samenhangende handelingen wordt bedoeld die als geheel moet worden afgerond om een bepaalde statuswijziging te bewerkstelligen.
Dus het overmaken van een geldbedrag is alleen succesvol als zowel het bedrag van rekening A wordt afgehaald als op rekening B terecht komt. Indien een bancair registratiesysteem niet goed zou werken, zou er geld bijkomen of verdwijnen. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor bijvoorbeeld voorraad- en transportregistratiesystemen. Registratie van zaken die geen statuswijziging tot gevolg hebben zijn daarom niet relevant.
Meerdere registratiesystemen
Van oudsher worden systemen waarin transacties worden vastgelegd transactieverwerkende systemen genoemd. In het Engels: On-line Transactional Processsing of OLTP systemen. Veel IT-ers zullen met name de laatste afkorting vaak achteloos gebruiken. eQTeam geeft de voorkeur aan registratiesysteem aangezien registreren het hoofdoel is.
Bijna alle bedrijven hebben meerdere systemen om hun gegevens te registreren. En dit leidt tot extra complexiteit. Niet alleen zijn de datastructuren van de onderliggende databases vaak verschillend, vaak worden bijv. stamgegevens dubbel opgeslagen.
Registratie leidt niet automatisch tot informatie
Data is geen informatie. (Zie ook: Wat is informatie?) Bij registratie wordt een database gevuld, bij informatie draait het om het verkrijgen en presenteren van datasets uit één of meerdere databases en de interpretatie van de resultaten gebruik makend van de metadata.
Wat is metadata?
Metadata geeft aan wat een data-element betekent. In een bepaalde tabel is een getal vastgelegd. Wat voor getal is het? Is het een geldbedrag, een hoeveelheid of iets anders? Mogen alle getallen in de kolom opgeteld worden? Etc.
Waarom eQTeam inschakelen?
- Wij hebben veel ervaring met database-ontsluiting en data-interpretatie opgedaan bij diverse projecten in verschillende branches.
- Wij ondervinden vaak dat het gebrek aan metadata ervoor zorgt dat gegevens verkeerd worden geïnterpreteerd.
- Wij weten als geen ander dat veel registratiesystemen vervuilde data bevatten. Naast extractie is opschoning daarom een niet te onderschatten activiteit bij het omzetten van gegevens in informatie.
- De meeste bedrijven hebben centraal gegevensbeheer niet op orde, en centraal metadatabeheer ontbreekt vaak volledig. Wij hebben voor het laatste een goede oplossing.
Twijfel niet en neem contact met ons op.
Ontsluitingstechnieken
Business Intelligence
Volgens Gartner het proces om gegevens in informatie te transformeren en deze door analyse en interpretatie om te vormen tot kennis teneinde hiermee strategisch voordeel te verkrijgen. Dit deelgebied is midden jaren 1990 ontstaan doordat veel managers beseften dat binnen hun bedrijf enorme hoeveelheden gegevens werden geregistreerd, maar dat over slechts beperkte stuurinformatie werd beschikt.
In een breder verband is Business Intelligence het continue proces waarmee organisaties op gerichte wijze data verzamelen en registreren, alvorens deze te analyseren en de daarmee opgedane kennis tijdens besluitvormingsprocessen toe te passen om de prestaties van de organisatie te verbeteren.
Data Warehousing
Een Data Warehouse (DWH) of gegevenspakhuis in goed Nederlands is een verzameling van gegevens veelal afkomstig uit één of meerdere transactiesystemen (ook wel registratiesystemen) met als doel deze te combineren tot zinvolle management informatie voor de sturing van het bedrijf. Met de term Data Warehouse wordt tegenwoordig puur de onderliggende gegevensopslagplaats bedoeld waaruit de vele Business Intelligence tools de gegevens kunnen putten.
Zeker tot zo'n 15 jaar geleden was het nog de algemene opinie om zoveel mogelijk details op te slaan in een DWH. Tegenwoordig heeft men in veel landen te maken met strenge privacy-regelgeving en dient een bedrijf zich af te vragen of privacy-gevoelige details nodig zijn voor de benodigde stuurinformatie. Zo ja, dan dient elke klant hiervan op de hoogte te zijn en hiermee akkoord te gaan. Vaak kan dit ondervangen worden door klanten hiervan op de hoogte te stellen in de algemene voorwaarden waarmee zij akkoord dienen te gaan.